Florianópolis – Setores de Licitação, Financeiro, Desenvolvimento Humano e o de Escolas Extintas da Secretaria de Estado da Educação já mostram bons resultados com a implantação, desde agosto de 2009, do projeto Gestão Eletrônica de Documentos (GED). A tendência, agora, é ampliar o projeto informatizado para todas as diretorias do Órgão Central. Com isso, gerências que levavam até uma semana para localizar documentos, hoje, por meio do computador, gastam apenas entre 15 e 30 minutos para ter a informação desejada.
Além de garantir a agilização da informação, a Gestão Eletrônica evita os papéis que se deterioram com o tempo. “Este é mais um projeto de sucesso na modalidade de Governo Eletrônico que agiliza tanto o trabalho dos profissionais da Secretaria quanto o atendimento ao cidadão catarinense”, destaca o secretário de Estado da Educação, Paulo Bauer.
As escolas da rede pública estadual têm a responsabilidade de armazenar o histórico escolar dos alunos, informações relacionadas à contratação e registro de professores em seus arquivos. Parte destas informações já está em formato digital e disponível para consulta, por meio do Sistema SERIE. “Os dados das escolas extintas são enviados para a Secretaria da Educação, onde eram microfilmados e guardados para consultas. Devido ao volume de papel e microfilmes armazenados e ao estado deteriorado deste material, levavam-se dias para fornecer a informação solicitada”, argumenta a gerente de Tecnologias Educacionais e Infraestrutura, Dayna Maria Bortoluzzi.
Outras áreas administrativas da Secretaria estão acelerando o tempo de resposta às informações solicitadas. “Além de garantir a integridade da informação, a implantação do GED está melhorando o atendimento através de respostas precisas e instantâneas, garantindo a integridade da informação”,
declara Dayna.
Como funciona o processo de digitalização
– Os documentos e microfilmes são retirados pela empresa prestadora de serviços;
– Os documentos e microfilmes são digitalizados e salvos num grande banco de dados;
– É feita a indexação de acordo com a especificação de cada uma das áreas, por exemplo: para buscar o histórico de um aluno digita-se a matricula ou o nome dele, e o sistema apresenta na tela todos os documentos relacionados a este aluno; para buscar um processo de aposentadoria o funcionário digita a matrícula ou o nome do servidor e o sistema apresenta na tela todos os documentos relacionados a este processo; para buscar um processo licitatório, o funcionário da Secretaria digita o número do
processo e o sistema retorna toda a documentação;
– Os documentos originais são organizados e reenviados ao setor de arquivo físico, onde são cadastrados no software de Gestão de Arquivo Físico – cuja finalidade é facilitar a busca do documento original indicando fila e setor;
– Tudo que está armazenado no banco de dados do CIASC que também possui uma cópia de segurança em CD na SED.
AI/Redação 24 Horas
